" بهبود فرآیندهای منابع انسانی: ۱۳ ایده و مثال "

این مقاله ۱۳ استراتژی عملی و مثال ازشرکت‌های برتر را ارائه می‌دهد تا به شما در ساده‌سازی گردش‌های کاری منابع انسانی و کاهش هزینه‌ها از طریق بهبود فرآیندهای منابع انسانی کمک کند.

کشف کنیدکه چگونه اتوماسیون،تجزیه وتحلیل داده‌ها و بهبود مستمر می‌تواند عملکردهای منابع انسانی شما را متحول کند.

اهمیت بهبود فرآیندهای منابع انسانی

بهینه ‌سازی فرآیندهای منابع انسانی می‌تواند با کاهش اشتباهات و کاهش بار اداری، منجر به مزایای مالی قابل توجهی شود. 

این بهبود فرآیند نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه بهره‌وری کلی را نیز تقویت می‌کند و به فرهنگ سازنده شرکت کمک می‌کند. 

با اصلاح رویه‌های منابع انسانی، سازمان‌ها می‌توانند در زمان و منابع صرفه‌جویی کنند و به کارکنان اجازه دهند تا تلاش‌های خود را به فعالیت‌های ارزش‌آفرین‌تر اختصاص دهند.

پیشرفتی که کارایی سازمانی و رضایت کارکنان را افزایش می‌دهد. 

منابع انسانی به عنوان یک رکن اساسی در هر سازمانی عمل می‌کند و عمیقاً بر تقویت فرهنگ آن تأثیر می‌گذارد. پیشرفت رویه‌های منابع انسانی موجود، پایبندی به مقررات را تضمین می‌کند،اثربخشی عملیاتی را ارتقا می‌دهد و تجربیات برترکارکنان را پرورش می‌دهد.

دراصل،اولویت‌بندی بهبودها دراین حوزه‌ها برای هرسازمانی که برای موفقیت وشکوفایی در چشم‌انداز رقابتی تجاری امروز تلاش می‌کند، ضروری است.

 استراتژی‌های کلیدی برای بهبود مؤثر فرآیندهای منابع انسانی

پرورش فرهنگ بهبود مستمر،بازخوردسازنده و نوآوری را در فعالیت‌های منابع انسانی تحریک می‌کند. 

آموزش و پشتیبانی جامع بسیار مهم هستندزیرا کارمندان را قادرمی‌سازند تا رویه‌ها و فناوری‌های جدید را به طور مؤثر بپذیرند. 

درزیر ۱۳ استراتژی اصلی برای کمک به شما در تقویت عملیات منابع انسانی شما ارائه شده است.

 خودکارسازی وظایف تکراری

خودکارسازی وظایف تکراری می‌تواند فرآیندهای منابع انسانی را به طورقابل توجهی بهبود بخشد. 

بااتخاذ یک سیستم تیکتینگ میز کمک منابع انسانی، وظایف تکراری مانند پردازش حقوق و دستمزد، ورود داده‌ها، مدیریت مرخصی‌ها و تولید گزارش‌ها می‌توانند به طور مؤثرتری ساده‌سازی شوند. 

این امر، بارکاری قابل توجهی را از دوش پرسنل منابع انسانی برمی‌دارد ودرعین حال خطاها راکاهش می‌دهد و پایبندی به استانداردهای نظارتی را تضمین می‌کند. 

استفاده ازهوش مصنوعی دراستخدام،نمونه دیگری است که درآن ساده‌سازی آشکار می‌شود. 

هوش مصنوعی به ساده‌سازی رویه‌هایی مانند غربالگری رزومه‌ها و حفظ ارتباط مداوم با افراد کمک می‌کند.

دستیاران هوش مصنوعی مولد می‌توانند در طول فرآیند استخدام، پشتیبانی شبانه‌روزی ارائه دهند و به متخصصان منابع انسانی این امکان را بدهند که زمان خود را به تلاش‌های حیاتی‌تر اختصاص دهند. 

با خودکارسازی این جنبه‌های مدیریت منابع انسانی، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای کلیدی منابع انسانی را ساده‌سازی کرده و سطح عملکرد و بهره‌وری کلی سازمانی خود را افزایش دهند.

تحلیل گردش‌های کاری موجود منابع انسانی

 گردش‌های کاری فعلی باید به طور کامل درک و ثبت شوند تا رویه‌های منابع انسانی اصلاح شوند. 

این بررسی دقیق،بینش‌هایی را در مورد حوزه‌های دشوار به بخش‌های منابع انسانی ارائه می‌دهد. 

ارزیابی می‌کند که آیا عملیات آنها به اهداف مورد نظر دست می‌یابد یا خیر که اساس هرگونه تلاش مثمر ثمر برای بهبود فرآیندهای منابع انسانی را تشکیل می‌دهد. 

ثبت رویه‌های رایج به شناسایی ناکارآمدی‌ها کمک می‌کند و رعایت قوانین و هنجارهای مربوطه را تضمین می‌کند. حفظ هوشیاری براین گردش‌های کاری،پس ازاجرا،پیشرفت‌های مداوم را با تکیه بر انتقادات کاربران و شواهد تجربی جمع‌آوری شده از موارد استفاده واقعی، امکان‌پذیر می‌سازد. 

سازمان‌ها می‌توانند با هماهنگ‌سازی فرآیندهای منابع انسانی خود، وظایف دستی را به طور قابل توجهی کاهش دهند وتیم‌های منابع انسانی را آزاد کنند تا زمان بیشتری را به اهداف استراتژیک اختصاص دهند.

استانداردسازی سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی

اطمینان حاصل کنید که سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی یکسان، همسو با رعایت مقررات و افزایش ثبات در عملیات منابع انسانی هستند. 

ایجاد فرآیندهای منابع انسانی صریح و مستند، سردرگمی را به حداقل می‌رساند و استانداردسازی را در سراسر سازمان، به ویژه در جنبه‌های حیاتی مانند ارزیابی عملکرد، تعریف نقش‌های شغلی و ساختاردهی پروتکل‌های مصاحبه، ارتقا می‌دهد. 

آموزش کارکنان در مورد این پروتکل‌های استاندارد، احتمال اجرای صحیح آنها را افزایش می‌دهد.

ارزیابی مجدد دوره‌ای سیاست‌های منابع انسانی، در فواصل زمانی بین 6 ماه تا یک سال برای تضمین کاربرد و اثربخشی مداوم آنها بسیار مهم است. 

اصلاحات در یک سازمان مستلزم به‌روزرسانی‌های فوری برای پردازش گردش‌های کاری در کنار مستند سازی جامع است که برای حفظ پایبندی به استانداردها و برآورده کردن الزامات انطباق، محوری است.

 شناسایی حوزه‌های ناکارآمدی

 بررسی‌های منظم فرآیندهای منابع انسانی برای شناسایی ناکارآمدی‌ها بسیار مهم است، بنابراین امکان پیشرفت‌های خاصی را فراهم می‌کند که می‌تواند بهره‌وری کل سازمان را افزایش دهد. 

ممیزی مداوم این رویه‌ها برای شناسایی بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند و حفظ اثربخشی در عملیات، حیاتی است. کسب بینش از مدیران و کارمندان در تشخیص ناکارآمدی‌های پنهان بسیار مهم است. 

به‌کارگیری تجزیه و تحلیل داده‌ها، درک ضروری از جنبه‌هایی مانند گردش مالی کارکنان را ارائه می‌دهد.

پیاده‌سازی گزینه‌های سلف سرویس کارکنان

 معرفی قابلیت‌های سلف سرویس برای کارکنان می‌تواند وظایف اداری که تیم‌های منابع انسانی باید انجام دهند را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. 

این پورتال‌ها به کارکنان استقلال می‌دهند تا داده‌های خود را کنترل کرده و درخواست‌های مربوط به استخدام را بدون دخالت مستقیم منابع انسانی مدیریت کنند. 

ازطریق این پلتفرم‌ها، افراد می‌توانند به طور مستقل اطلاعات شخصی خود را تنظیم کنند، به صورت‌حساب‌های حقوق دسترسی پیدا کنند، درخواست‌های مرخصی ارسال کنند و برای مزایای شرکت ثبت‌نام کنند. 

دسترسی مدیران به ابزارهای سلف سرویس به آنها این امکان را می‌دهد تا  به‌روزرسانی‌های روزانه کارکنان را نظارت و به سرعت پردازش و غیبت‌ها را مجاز کنند.

این امر بار کاری بخش‌های منابع انسانی را سبک‌تر می‌کند. 

دسترسی و کارایی ارائه شده توسط این گزینه‌های سلف سرویس، عوامل کلیدی در افزایش رضایت کلی در بین کارکنان هستند و همزمان فرآیندهای منابع انسانی را کارآمدتر می‌کنند.

استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها 

تجزیه و تحلیل داده‌ها با ارائه بینش‌های مبتنی بر داده که تصمیمات تاکتیکی کسب و کار را شکل می‌دهند، فرآیندهای منابع انسانی را به طور قابل توجهی بهبود می‌بخشد. 

به همین ترتیب، IBM از تجزیه و تحلیل محل کار برای کاهش ۲۵ درصدی نرخ گردش مالی موقعیت‌های کلیدی استفاده کرد که منجر به صرفه‌جویی ۳۰۰ میلیون دلاری در طول چهار سال شد. 

 جمع‌آوری نظرات کارکنان 

جمع‌آوری بازخورد کارکنان در شناسایی مشکلات و کشف فرصت‌ها برای بهبود فرآیندهای منابع انسانی بسیار مهم است. 

برای جمع‌آوری این اطلاعات می‌توان از تکنیک‌های مختلفی مانند نظرسنجی‌های محرمانه،صندوق‌های پیشنهادات یا بحث‌های گروهی متمرکز استفاده کرد. 

تشویق مشارکت کارکنان نه تنها به اصلاح رویه‌های منابع انسانی کمک می‌کند،بلکه حس ارزشمندی و مشارکت را در بین کارکنان در مورد تصمیمات سازمانی القا می‌کند. 

به همین ترتیب، بینش مدیران بسیار ارزشمند است زیرا دیدگاه‌هایی در مورد تأثیرات شیوه‌های منابع انسانی بر کارایی و روحیه تیمی ارائه می‌دهد.

پرورش محیطی که بازخورد را در اولویت قرار می‌دهد، به طور قابل توجهی به بهبود گفتگو کمک می‌کند که برای بهبود فرآیندهای منابع انسانی ضروری است.

پرورش فرهنگ بهبود مستمر 

پرورش فرهنگی که بهبود مستمر را در اولویت قرار می‌دهد، برای دستیابی به پیشرفت‌های پایدار در فرآیندهای منابع انسانی ضروری است. 

سازمان‌ها می‌توانند با دریافت مداوم بازخورد کارکنان، حوزه‌هایی را که نیاز به بهبود دارند، مشخص کرده و گفتگوی شفاف را ترویج دهند.

استفاده از نظرسنجی‌های ماهانه به عنوان ابزاری، دیدگاه‌های ارزشمندی در مورد موانع و نیازهای کارکنان ارائه می‌دهد. 

مشارکت در یادگیری مداوم از طریق کارگاه‌ها، وبینارها وآموزش‌های عملی، به تیم‌های منابع انسانی بسیار سود می‌رساند. 

تعیین اهداف دقیق برای بهبود عملکردهای منابع انسانی، هماهنگی آنها با اهداف استراتژیک گسترده‌تر را تضمین می‌کند و پیشرفت مداوم را تشویق می‌کند.

ارزیابی و نظارت منظم بر فرآیندهای منابع انسانی برای حفظ تعهد به اصلاح دائمی همچنان حیاتی است.

پیاده‌سازی اتوماسیون 

درصورت امکان، سیستم‌های خودکار منابع انسانی می‌توانند خطر اشتباهات انسانی رایج در عملیات دستی را کاهش دهند. 

چنین فناوری‌هایی در مدیریت دقیق‌تر داده‌های کارکنان مهارت دارند و مبنایی برای تصمیمات آگاهانه فراهم می‌کنند. 

درنتیجه ساده‌سازی این فعالیت‌های مداوم، پرسنل منابع انسانی می‌توانند بر نقش‌های استراتژیک‌تری تمرکز کنند که اثربخشی سازمان را افزایش می‌دهد.

 ساده‌سازی فرآیند جذب نیرو 

تقویت فرآیند جذب نیرو ضروری است زیرا پایه و اساس سفر و اثربخشی یک کارمند جدید در یک سازمان را بنا می‌نهد.

یک توالی جذب نیرو که به طور موثر بهینه شده باشد، زمان لازم برای بهره‌وری تازه واردان را کاهش می‌دهد و در عین حال ، ادغام در نقش‌هایشان را تسهیل می‌کند. 

معرفی سیستم‌های دیجیتال در این مرحله می‌تواند وظایف اداری را ساده کند، منابع را حفظ کند و مستندات دستی را کاهش دهد. 

ادغام اتوماسیون در فرآیند جذب نیرو، هشدارهای مهمی را به کارکنان تازه استخدام شده منتقل می‌کند و بار کاغذبازی را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. 

استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی متناسب با فرآیندهای جذب نیرو می‌تواند به طور قابل توجهی در اجرای کارآمد این فرآیندها، مقابله با مسائل رایج مرتبط با حجم زیاد کاغذ بازی و جدول‌های زمانی گیج‌کننده کمک کند.

پرورش ذهنیت بهبود مستمر

پرورش فرهنگ ارتقای مستمر در منابع انسانی برای دستیابی به موفقیت‌های بلندمدت بسیار مهم است. 

شرکت‌هایی مانند گوگل با اجازه دادن به کارکنان خود برای اختصاص بخشی از ساعات کاری خود به پروژه‌های مستقل، نوآوری را تقویت می‌کنند که منجر به پیشرفت‌های نوآورانه می‌شود. 

بهبود فرآیند استخدام

 بهبود استخدام برای جذب و حفظ استعدادهای برتر ضروری است. 

سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) به مدیریت آگهی‌های شغلی، غربالگری کاندیداها، پیگیری پیشرفت و ایجاد یک خط استخدام کمک می‌کنند.

به عنوان مثال، اتخاذ ATS توسط QArea باعث بهبود کارایی استخدام، کاهش زمان استخدام و افزایش کارایی کلی می شود.

حرکت از فرآیندهای کاغذی به ابزارهای مبتنی برهوش مصنوعی، دسترسی بهتری به داده‌های نیروی کار برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه فراهم می‌کند. 

با بهره‌گیری از فناوری، بخش‌های منابع انسانی می‌توانند فرآیند استخدام را با برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی ساده و همسو کنند.

ایجاد سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی منسجم 

ضروری است که سیاست‌های منابع انسانی تدوین و حفظ شوند که نه تنها سازگار باشند، بلکه از نظر عملیاتی نیز کارآمد باشند. 

این سیاست‌ها باید به زبانی واضح و ساده بیان شوند تا کارکنان بتوانند آنها را بهتر درک کرده و به آنها پایبند باشند. بررسی‌ها و اصلاحات دوره‌ای برای به‌روز نگه داشتن این سیاست‌ها با تغییرات قانونی و همسو با نیازهای سازمان ضروری است. 

ارائه آموزش کافی به کارکنان منابع انسانی و تیم‌های مدیریتی، کلید برقراری ارتباط مؤثر این سیاست‌ها در داخل شرکت و در عین حال تضمین اجرای یکسان در تمام سطوح است. 

ادغام بازخورد کارکنان درایجاد چنین رویه‌هایی، فضایی مشارکتی ایجاد می‌کند و در نهایت باعث بهبود مداوم شیوه‌های منابع انسانی می‌شود.

مصطفی پرخوان رازلیقی، مشاور عالی منابع انسانی و فرآیندها