وظایف و خدمات دفاتر خدمات الکترونیک قضایی چیست؟

به گزارش چابک انلاین توسعه فناوری در سال‌های اخیر، نظام قضایی کشور را نیز متحول ساخته است. در این راستا، دفاتر خدمات الکترونیک قضایی به عنوان نقطه اتصال اصلی شهروندان با دستگاه قضا، با هدف کاهش تردد و افزایش کارایی تأسیس شده‌اند. این مراکز، مسئولیت انجام طیف گسترده‌ای از امور اداری و فرآیندهای دادرسی، از ثبت اولیه دعاوی تا مراحل پیشرفته اعتراضات را بر عهده دارند.

در این راهنمای جامع، به بررسی تخصصی و کاربردی وظایف این دفاتر خواهیم پرداخت تا مخاطبان با آگاهی کامل از ساختار و فرآیندهای قانونی، امور حقوقی خود را به نحو احسن پیگیری نمایند.

نقش و جایگاه قانونی دفاتر خدمات قضایی در نظام حقوقی

مبانی تأسیس و نظارت قانونی بر دفاتر خدمات قضایی

دفاتر خدمات الکترونیک قضایی بر اساس آیین‌نامه‌های مصوب ریاست قوه قضاییه و با هدف برون‌سپاری فرآیندهای غیرتخصصی، ایجاد شده‌اند. این دفاتر، مؤسساتی خصوصی هستند که تحت نظارت دقیق مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه فعالیت می‌کنند. مدیران و کارکنان این مراکز ملزم به داشتن صلاحیت‌های علمی و حقوقی لازم می‌باشند تا دقت و صحت فرآیندهای ثبت تضمین گردد.

این ساختار قانونی، دفاتر را به نمایندگان مورد تأیید قوه قضاییه تبدیل می‌کند که وظیفه دارند به عنوان «دروازه ورودی»، فرآیند دادرسی را برای شهروندان شفاف و منظم سازند.

اهداف قوه قضاییه از الکترونیکی کردن خدمات (تسریع و شفافیت)

اهداف اصلی از تشکیل و توسعه خدمات الکترونیک قضایی، بهبود عملکرد و کارایی دستگاه قضا بوده است. این اهداف شامل موارد کلیدی زیر است:

• تسریع در رسیدگی و کاهش اطاله دادرسی: حذف تشریفات زائد و انتقال الکترونیکی و سریع پرونده‌ها میان مراجع قضایی.
• افزایش شفافیت فرآیندها: ثبت دقیق هر اقدام در سیستم و امکان ردیابی پرونده توسط طرفین، که مانع از بروز تخلفات و ابهام در گردش کار می‌شود.
• تکریم ارباب رجوع: کاهش ضرورت مراجعات مکرر و طولانی به محاکم و صرفه‌جویی در وقت و هزینه عمومی.

دفاتر خدمات قضایی؛ پیشخوان اجباری ورود به دادگستری

وظیفه دفاتر، دریافت و ثبت اسناد و دادخواست‌های قضایی، و ارسال الکترونیکی آن‌ها به مراجع صالح است. تفاوت بنیادین این دفاتر با محاکم در این است که دفاتر مرجع «ثبت» هستند، در حالی که محاکم مرجع «رسیدگی و صدور حکم» می‌باشند.

در حال حاضر، ثبت اغلب دادخواست‌های حقوقی و شکوائیه‌های کیفری، بدون مراجعه به این دفاتر امکان‌پذیر نیست و مراجعه مستقیم به دادگاه تنها برای پیگیری امور خاص یا پرونده‌های در جریان و فوری امکان‌پذیر است. بنابراین، دفاتر نقش پیشخوان اجباری و تخصصی سیستم قضایی را بر عهده دارند.

فهرست کامل وظایف دفاتر خدمات الکترونیک قضایی

۱. ثبت دعاوی حقوقی، خانوادگی و امور حسبی (مهریه، طلاق، انحصار وراثت)

دفاتر خدمات قضایی، مرجع اولیه ثبت کلیه دعاوی مدنی هستند. این شامل ثبت موارد زیر می‌شود:

• دعاوی حقوقی: مطالبه وجوه، فسخ قرارداد، الزام به تنظیم سند رسمی، تخلیه عین مستأجره و رفع تصرف عدوانی.
• دعاوی خانواده: ثبت دادخواست‌های طلاق (از جمله طلاق توافقی)، مطالبه مهریه، نفقه و حضانت.
• امور حسبی: درخواست‌هایی نظیر انحصار وراثت، تعیین قیم و امور مربوط به اموال غایبان مفقودالاثر.

۲. ثبت و پیگیری شکوائیه‌های کیفری (جرایم عمومی و مالی)

ثبت شکایات در امور کیفری (شکوائیه) نیز از وظایف اصلی دفاتر است. جرائمی نظیر کلاهبرداری، سرقت، خیانت در امانت، و ضرب و جرح باید از طریق این دفاتر ثبت و به دادسرا ارسال شوند. کارشناسان دفتر در تبدیل شرح حال شفاهی شاکی به یک متن استاندارد شکوائیه، یاری‌رسان خواهند بود.

در جرائم مشهود و فوری، ممکن است اقدام اولیه توسط ضابطین قضایی (کلانتری) انجام شود، اما ثبت رسمی و پیگیری‌های بعدی حتماً نیازمند ورود سیستمی از طریق دفاتر است.

۳. ثبت دعاوی بدوی و تجدیدنظر شورای حل اختلاف

برای دعاوی با سقف مالی معین یا موضوعات خاص که در صلاحیت شورای حل اختلاف قرار دارند، ثبت اولیه دادخواست و مراحل بعدی آن (مانند تجدیدنظرخواهی) از طریق دفاتر انجام می‌شود. این فرآیند موجب می‌شود تا پرونده‌های شورا نیز از یک نظم واحد الکترونیکی تبعیت کنند.

۴. ثبت اعتراضات و درخواست‌های تجدیدنظرخواهی و واخواهی

شهروندانی که قصد اعتراض به آرای صادره را دارند، باید اعتراض خود را به صورت الکترونیکی در این دفاتر ثبت کنند. این خدمات شامل:

• تجدیدنظرخواهی: اعتراض به آرای دادگاه‌های بدوی (حقوقی، کیفری، خانواده).
• واخواهی: اعتراض به احکامی که به‌صورت غیابی صادر شده‌اند.
• اعتراض به قرارهای نهایی دادسرا: اعتراض به قرارهایی چون منع تعقیب یا موقوفی تعقیب صادره از سوی دادسرا.

۵. ثبت فرجام‌خواهی، اعاده دادرسی و پرونده‌های دیوان عالی کشور

بالاترین سطوح اعتراضات قضایی، شامل فرجام‌خواهی (ارجاع پرونده به دیوان عالی کشور) و اعاده دادرسی (یکی از طرق فوق‌العاده اعتراض به احکام قطعی)، نیز از طریق این دفاتر ثبت و به مراجع عالی ارسال می‌گردد. ثبت دقیق مدارک و لوایح دفاعی در این مرحله، حیاتی است و دقت کارشناسان دفتر اهمیت مضاعفی می‌یابد.

خدمات اداری، ثبتی و صدور استعلامات قضایی (ثنا، سوءپیشینه)

۶. ثبت‌نام و احراز هویت در سامانه ثنا برای ابلاغ الکترونیک

وظیفه اصلی و مهم این دفاتر، ثبت‌نام و احراز هویت افراد حقیقی و حقوقی در سامانه «ثنا» است. این سامانه، بستر اصلی ابلاغ اوراق قضایی و اطلاع‌رسانی در خصوص پرونده‌ها است. بدون ثبت‌نام در ثنا، امکان طرح دعوی جدید در سیستم قضایی وجود ندارد.

۷. درخواست گواهی عدم سوءپیشینه و پیشینه محکومیت‌های مالی

درخواست رسمی برای گواهی عدم سوءپیشینه کیفری، که برای امور استخدامی، مهاجرت یا ثبت شرکت ضروری است، از طریق دفاتر خدمات قضایی ثبت می‌شود. این درخواست به صورت الکترونیکی به مراجع مربوطه ارسال شده و پاسخ نیز به سرعت برای متقاضی در سامانه ثنا بارگذاری می‌گردد.

۸. ثبت اظهارنامه رسمی و تنظیم لوایح دفاعیه برای ارسال به دادگاه

قبل از طرح دعوی، در بسیاری از موارد ارسال یک اظهارنامه رسمی به طرف مقابل برای اخطار قانونی یا مطالبه حق، ضروری است. ثبت و ارسال اظهارنامه در این دفاتر انجام می‌شود. همچنین، شهروندان و وکلا می‌توانند لوایح دفاعی خود را به دفتر تحویل دهند تا روی پرونده جاری آن‌ها ثبت و به شعبه ارسال شود.

۸. خدمات مرتبط با ثبت شرکت‌ها، وکلا و کارشناسان رسمی

امور اداری مرتبط با سازمان‌ها و متخصصین نیز در این دفاتر قابل انجام است؛ از جمله خدمات مربوط به ثبت تغییرات اشخاص حقوقی در اداره ثبت شرکت‌ها، و همچنین تمدید پروانه فعالیت وکلا، کارشناسان رسمی و مترجمین دادگستری.

خدمات نوین و غیرحضوری: دادرسی الکترونیک و ملاقات تصویری

۱۰. امکان ملاقات تصویری (ویدئویی) و از راه دور با زندانیان

به منظور تسهیل دیدار خانواده‌ها با زندانیان و کاهش هزینه‌های سفر، دفاتر خدمات قضایی امکان درخواست و انجام ملاقات تصویری از راه دور را فراهم می‌آورند. این ملاقات‌ها با هماهنگی مراجع ذی‌ربط و در محیط امن دفتر خدمات قضایی صورت می‌گیرد.

۱۱. برگزاری جلسات دادرسی الکترونیک (ارتباط تصویری با دادگاه)

با پیشرفت سامانه‌های قضایی، امکان شرکت در جلسات دادرسی و تحقیقات قضایی به‌صورت ویدئو کنفرانس (دادرسی الکترونیک) فراهم شده است. متقاضیان می‌توانند در زمان تعیین شده، با حضور در دفتر خدمات قضایی، از طریق ارتباط تصویری امن و مستقیم، در جلسه دادگاه شرکت کرده و دفاعیات خود را ارائه دهند.

۱۲. دریافت نوبت اینترنتی برای مراجعه به واحدهای قضایی

برای مواردی که حضور فیزیکی در دادگاه ضروری است، متقاضی می‌تواند از طریق دفاتر، اقدام به دریافت نوبت اینترنتی برای مراجعه به شعبه یا مجتمع قضایی مربوطه کند تا از اتلاف وقت جلوگیری شود.

۱۳. پیگیری وضعیت پرونده و دریافت گواهی ابلاغ به‌صورت آنلاین

شهروندان می‌توانند برای استعلام آخرین وضعیت پرونده، مشاهده تاریخ‌های رسیدگی و همچنین دریافت گواهی ابلاغ (سندی رسمی که تاریخ وصول ابلاغیه توسط طرف مقابل را نشان می‌دهد)، به این دفاتر مراجعه کنند.

راهنمای کامل فرآیند ثبت درخواست و مدارک مورد نیاز

روش‌های ثبت درخواست: استفاده از خودکاربری یا مراجعه حضوری کامل

متقاضیان برای ثبت درخواست‌ها دو مسیر دارند:

1. خودکاربری: ثبت محتوای دادخواست و پرداخت هزینه‌ها به صورت آنلاین توسط خود شخص در منزل یا محل کار. سپس مراجعه به دفتر صرفاً برای احراز هویت و تأیید نهایی مدارک فیزیکی.
2. مراجعه حضوری کامل: حضور در دفتر خدمات قضایی، ارائه مدارک و درخواست ثبت. کارمند دفتر تمام مراحل تایپ، اسکن، تنظیم متن (با راهنمایی شما) و پرداخت هزینه را انجام می‌دهد.

مراحل گردش کار از ثبت در دفتر تا ارجاع به شعبه دادگاه

پس از مراجعه، فرآیند به‌طور خلاصه شامل مراحل زیر است:

• تکمیل اطلاعات و اسناد: ثبت دقیق اطلاعات خواهان، خوانده و مستندات پیوست (اسکن مدارک اصلی).
• پرداخت الکترونیکی: پرداخت هزینه دادرسی (سهم قوه قضاییه) و تعرفه خدمات (سهم دفتر).
• ارسال سیستمی: دفتر خدمات، پرونده را با یک کد رهگیری به مجتمع قضایی مربوطه ارسال می‌کند.
• ارجاع به شعبه: در مجتمع قضایی، واحد ارجاع پرونده را به یک شعبه مشخص اختصاص داده و پیامک اطلاع‌رسانی برای متقاضی ارسال می‌شود.

مدارک لازم برای احراز هویت و ثبت دعاوی

همراه داشتن مدارک زیر در زمان مراجعه ضروری است:

• مدارک هویتی: اصل کارت ملی و شناسنامه (برای احراز هویت).
• اسناد مالکیت یا قرارداد: اصل تمام مدارکی که مستند ادعای شماست، جهت اسکن و تطبیق.
• شماره تلفن همراه معتبر: خط فعال حتماً باید به نام شخص متقاضی ثبت‌نام شده باشد.

نحوه دسترسی و استفاده وکلای دادگستری از خدمات (خودکاربری وکلا)

وکلا دسترسی ویژه‌ای به «سامانه خودکاربری وکلا» دارند. این امکان به آن‌ها اجازه می‌دهد که بدون نیاز به حضور در دفتر، مراحل ثبت دادخواست و شکوائیه را به طور کامل انجام داده و تنها در مرحله نهایی، تأیید و ارسال پرونده را از طریق دفتر خدمات قضایی انجام دهند.

ساختار هزینه‌ها و تعرفه‌های مصوب خدمات قضایی

ساختار هزینه‌ها: تفکیک هزینه دادرسی از تعرفه خدمات دفتر

هزینه‌هایی که در دفاتر پرداخت می‌شوند، به وضوح تفکیک شده‌اند:

1. هزینه دادرسی (سهم قوه قضاییه): این مبلغ مستقیماً به حساب خزانه واریز شده و میزان آن بر اساس ارزش خواسته و نوع دعوی در قانون بودجه تعیین می‌گردد.
2. تعرفه خدمات دفتر (حق‌الزحمه دفتر): مبلغی است که برای خدمات اداری، فنی، تایپ، اسکن و نگهداری مدارک، مطابق با تعرفه‌های مصوب سالانه، توسط دفتر دریافت می‌شود.

لیست تعرفه‌های مصوب برای خدمات پرکاربرد

تعرفه‌های خدمات قضایی هر سال توسط رئیس قوه قضاییه ابلاغ می‌شود و برای تمام دفاتر یکسان است. جدول زیر مروری بر برخی خدمات رایج است (مبالغ به‌روز را باید از مرجع رسمی استعلام نمود):

ساعات کاری رسمی دفاتر در روزهای عادی و پنج‌شنبه‌ها

ساعات کاری مصوب برای دفاتر خدمات الکترونیک قضایی معمولاً از روز شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۰۸:۰۰ صبح آغاز و تا ۱۶:۰۰ عصر ادامه می‌یابد. در روزهای پنج‌شنبه، ساعات کاری تا ۱۳:۰۰ ظهر تعیین شده است. هرگونه تغییر در این ساعات باید توسط دفتر به اطلاع عموم برسد.

نحوه پیگیری پرونده و رسیدگی به شکایات از دفاتر

نحوه پیگیری وضعیت دادخواست پس از ثبت (کد رهگیری و پیامک)

پس از ثبت نهایی، متقاضی یک کد رهگیری دریافت می‌کند. پیگیری وضعیت ارجاع پرونده به شعبه از طریق سامانه عدل ایران و با استفاده از این کد رهگیری و کد ملی، یا مراجعه مجدد به دفتر امکان‌پذیر است. سیستم به محض ارجاع پرونده به شعبه، از طریق پیامک اطلاع‌رسانی می‌نماید.

مکانیزم اطلاع‌رسانی و دریافت رمز شخصی پرونده

زمانی که پرونده در شعبه تشکیل شد، یک رمز شخصی ۵ رقمی برای آن صادر می‌شود. این رمز برای دسترسی به محتوای اوراق پرونده در سامانه ثنا حیاتی است و از طریق پیامک به شماره ثبت‌شده در ثنا ارسال می‌گردد. همچنین، متقاضی می‌تواند با ارسال کد ملی به سرشماره ۳۰۰۰۹۶۹۹، رمز پرونده‌های خود را بازیابی نماید.

شیوه رسیدگی به تخلفات یا شکایات از نحوه عملکرد دفاتر

در صورت وجود هرگونه اعتراض یا شکایت نسبت به رفتار کارکنان یا کیفیت ارائه خدمات در دفاتر خدمات قضایی، متقاضیان می‌توانند شکایت خود را از طریق سامانه‌های الکترونیکی قوه قضاییه یا مراجعه به مراجع نظارتی مانند «کانون خدمات الکترونیک قضایی» ثبت نمایند. این سازوکار نظارتی، تضمین‌کننده حفظ حقوق شهروندان است.

در نهایت دفاتر خدمات الکترونیک قضایی با ایفای نقش پیشخوان تخصصی، فرآیند دسترسی به عدالت را به شکلی مؤثر نوسازی کرده‌اند. این مراکز با ارائه طیف کاملی از خدمات، از ثبت اولیه دعاوی تا فراهم آوردن بستر دادرسی الکترونیک، بار مراجعات مستقیم به دادگاه‌ها را کاهش داده و شفافیت را افزایش داده‌اند.

آگاهی از ضرورت ثبت‌نام در سامانه ثنا، ساختار هزینه‌ها و نحوه پیگیری الکترونیکی پرونده، کلید استفاده بهینه از این خدمات و تسریع در امور حقوقی است.

پرسش‌های متداول

۱. آیا برای ثبت درخواست گواهی عدم سوءپیشینه، حضور متقاضی در دفتر الزامی است؟

بله، با وجود الکترونیکی بودن فرآیند، برای احراز هویت و تطبیق اثر انگشت، حضور شخص متقاضی در دفتر خدمات قضایی (یا دفاتر پلیس +۱۰ در صورت امکانات) الزامی است. اما پاسخ گواهی به صورت الکترونیکی صادر می‌شود.

۲. در صورت عدم دسترسی به اینترنت، آیا می‌توان متن دادخواست را به صورت دستی و بدون تایپ در دفتر ثبت کرد؟

خیر، دفاتر خدمات قضایی ملزم هستند که تمام اسناد را به صورت تایپ شده و استاندارد در سیستم ثبت کنند. اگر متقاضی متن تایپ شده نداشته باشد، کارمندان دفتر با دریافت حق‌الزحمه طبق تعرفه، متن را تایپ و در سیستم بارگذاری خواهند کرد. ثبت دستی اسناد در فرآیند جدید قضایی پذیرفته نیست.

۳. اگر مهلت قانونی برای اعتراض به رأی دادگاه در حال اتمام باشد، آیا می‌توان ثبت اعتراض را خارج از ساعات اداری انجام داد؟

خیر، ثبت اسناد در دفاتر خدمات قضایی تابع ساعات کاری مصوب است. در صورت اتمام مهلت، متقاضی باید پیش از پایان ساعت اداری روز آخر به دفتر مراجعه کند. تأخیر در ثبت الکترونیکی پس از پایان ساعات کاری، ممکن است باعث از دست رفتن مهلت قانونی اعتراض شود.

۴. آیا در دفاتر خدمات قضایی، امکان دریافت خدمات در خصوص پرونده‌های اجرایی و اجرای احکام نیز وجود دارد؟

ثبت برخی درخواست‌های مرتبط با اجرای احکام، مانند درخواست «اجرای حکم» یا «اعسار از پرداخت محکوم‌به» در دفاتر خدمات قضایی امکان‌پذیر است. اما امور تخصصی مربوط به توقیف اموال، مزایده و رفع توقیف، همچنان باید در محل «واحد اجرای احکام» دادگستری پیگیری شود.